Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

[Name der Schule / des Schulträgers]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

2. Datenschutzbeauftragte/r

[Name / Funktion] · [E-Mail des/der Datenschutzbeauftragten]

3. Betroffene Personen

Schülerinnen und Schüler (auch Minderjährige) und ggf. deren Erziehungsberechtigte; Lehrkräfte; Mitarbeitende mit Benutzerkonto.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Schülerverwaltung – Stammdaten, Kontakt- und Adressdaten, Foto, Einschreibungen in Studienrichtungen und Kurse, Befreiungen, Sperren, Noten (Prozent), Zeugnisse und Berichte: Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO in Verbindung mit den schulrechtlichen Bestimmungen der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens (Schulpflicht, Führung der Schüler- und Notenakten).
• Kurs-/Anwesenheitsstatus (aktiv, abgemeldet, krank, abwesend): soweit Angaben zur Gesundheit betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. b und g DSGVO in Verbindung mit den schulrechtlichen Bestimmungen; der Zugriff ist auf die mit der Schülerverwaltung betrauten Personen beschränkt (Art. 9 Gesetz vom 30. Juli 2018).
• Benutzerkonten, Anmelde-, Zugriffs- und Änderungsprotokoll der Mitarbeitenden: Art. 6 Abs. 1 lit. c und e in Verbindung mit Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, Nachvollziehbarkeit).
• Lehrkräfte – Stammdaten, Portfolio, Verfügbarkeiten, Zuweisungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und e DSGVO (Organisation des Unterrichts).
• Adress-Autovervollständigung: beim Eingeben einer Straße werden Adressfragmente (mindestens drei Zeichen, ohne Namen) an OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich) übermittelt, um Vorschläge zu erhalten: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Das Vereinigte Königreich verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO).

Die Verarbeitung beruht nicht auf einer Einwilligung. Die Altersgrenze für die digitale Einwilligung von 13 Jahren (Art. 7 Gesetz vom 30. Juli 2018) ist daher nicht einschlägig.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Identifikations- und Kontaktdaten (Name, Matrikelnummer, E-Mail, Telefon), Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, ggf. Passregistrierungsnummer (optional; nur wenn für die Einschreibung erforderlich), Foto (optional), Bildungsdaten (Studienrichtungen, Kurse, Noten, Befreiungen, Sperren, Kursstatus), verwaltungsrelevante Hinweise; bei Mitarbeitenden Benutzername, E-Mail, Rolle, Anmeldezeitpunkte und IP-Adresse.

6. Herkunft der Daten

Angaben aus der Einschreibung (Schülerinnen und Schüler bzw. Erziehungsberechtigte), Erfassung durch das Sekretariat und die Schulleitung, ggf. Übernahme aus einem Vorsystem per CSV-Import.

7. Empfänger

Sekretariat, Schulleitung und die mit der Schülerverwaltung betrauten Mitarbeitenden; das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft im Rahmen gesetzlicher Meldepflichten; der technische Betreiber (Hosting) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; OpenStreetMap Foundation (nur Adresssuche, siehe Ziffer 4). Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nicht.

8. Übermittlung in Drittländer

Ausschließlich im Rahmen der Adresssuche an das Vereinigte Königreich (Angemessenheitsbeschluss). Ansonsten findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

9. Speicherdauer

• Schülerakten: für die Dauer der Einschreibung und die schulrechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Ausgeblendete (archivierte) Akten werden nach 1825 Tagen automatisch auf die Notenakte reduziert (Kontakt-, Adress- und Identitätsdaten sowie Foto werden entfernt).
• Änderungsprotokoll: Feldänderungen und IP-Adressen werden nach 730 Tagen entfernt; die Tatsache der Änderung bleibt zur Nachvollziehbarkeit erhalten.
• Zugriffsprotokoll (Lesezugriffe auf Schülerakten): 365 Tage.
• Anmeldeprotokolle der Mitarbeitenden: 365 Tage; deaktivierte Benutzerkonten werden nach dieser Frist anonymisiert.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17 – soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) besteht nicht, da die Verarbeitung nicht auf Einwilligung oder Vertrag beruht. Für Minderjährige üben die Erziehungsberechtigten diese Rechte aus. Anfragen richten Sie bitte an [Kontaktadresse].

11. Beschwerderecht

Sie können sich bei der belgischen Datenschutzbehörde beschweren: Datenschutzbehörde / Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit, Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, contact@apd-gba.be, www.datenschutzbehoerde.be.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Die für die Einschreibung erforderlichen Angaben sind gesetzlich vorgesehen; ohne sie ist eine Einschreibung nicht möglich. Foto und Passregistrierungsnummer sind freiwillig.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) statt.

14. Sicherheit der Verarbeitung

Zugang nur mit persönlichem Benutzerkonto und Passwortrichtlinie, Rollen (Mitarbeiter/Administrator), automatische Abmeldung bei Inaktivität, Protokollierung von Änderungen und Lesezugriffen, verschlüsselte Übertragung (HTTPS), regelmäßige Datensicherung und automatische Anwendung der Aufbewahrungsfristen.